Compartilhamento de clínica Odontológica

Sobre o dia a dia

Duas clínicas de odontologia que compartilham o mesmo espaço, têm que deixar claro as diferenças entre uma e outra, por exemplo:

• Uniforme;
• Prestadores de serviços;
• Atendimentos;
• Notas fiscais;
• Contas bancárias, boletos etc.

RECEBIMENTO | PJ – NF | PF – RECIBO

Pacientes

Devem ser totalmente separados entre as clínicas

Os contratos devem seguir essa separação assim como o tratamento, emissão do boleto, recebimento em conta e a emissão do documento fiscal.

Contrato no CNPJ = recebimento na conta PJ = NF

Contrato no CPF = recebimento na conta PF Profissional = Recibo

PAGAMENTO | PJ – CONTA PJ | PF – CONTA PF PROFISSIONAL

Despesas

As depesas devem ser sepradas de acordo com os tratamentos.
No caso das despesas em comum, nossa sugestão é fazer a separação entre PF (80%) e PJ (20%), levando em consideração o fluxo financeiro.

Manter o arquivo vitutal do ”kit comprovação” (recibo/NF + comprovante de pagamento)

Despesas relacionadas a PJ = pagamento pela conta PJ = NF ou recibo no CNPJ

Despesas relacionadas a PF Profissional = pagamento pela conta PF Profissional = NF ou recibo no CPF

Profissional Liberal | Carnê Leão/Livro Caixa

O dentista que possui atividade como profissional liberal – PF deve ter:

• registro no CRO;
• inscrição municipal ativa;
• alvará e vigilância sanitária no CPF;
• conta PF para movimentações apenas da atividade profissional;
• maquininha de cartão vinculada a conta PF Profissional;
• sistema financeiro para emissão de boletos no CPF;
• plano de contas alinhado no sistema financeiro para uma devida classificação das despesas;
• contrato dos serviços prestados no CPF;
• certificado digital e-CPF (A1);

Rendimentos a considerar no livro caixa

• Trabalho não assalariado (recibos);
• Aluguel;
• Recebimentos do exterior;
• Outros (ex.: empréstimos).

Muito importante declarar no livro caixa a totalidade das informações

As informações lançadas no livro caixa servem como comprovação de renda mensal e terão reflexos na sua declaração anual do IRPF.

Recibo

O recibo é um documento válido para comprovação legal!     

Informações que devem constar no recibo:

• Nome, endereço, registro profissional e CPF ou CNPJ do prestador de serviço;
• Identificação do responsável pelo pagamento, bem como a do beneficiário caso seja pessoa diversa daquela;
• Data de emissão e valor;
• Assinatura do prestador;

– Informações que NÃO devem constar no recibo emitido pela PF | logo, nome e CNPJ da clínica.

Emissão de recibo no caso de recebimento parcelado

Há 3 opções para emissão dos recibos de forma parcela:

1. Emissão de recibos por parcela (recebimento em 10x, emissão de 10 recibos, sendo um recibo em cada mês)
2. Se todos os recebimentos ocorrer dentro do mesmo ano, emitir 1 recibo com o valor total e detalhar todas as parcelas (valores e datas);
3. Se parte do recebimento ocorrer este ano e parte ocorrer no ano seguinte, emitir 2 recibos: um recibo com o valor total desse ano e detalhamento das respectivas parcelas (valores e datas), e o outro recibo como o valor total do ano seguinte e detalhamento das respectivas parcelas (valores e datas);

Opções 2 e 3 | normalmente não é possível realizar tal emissão nos sistemas financeiros, sendo assim o lançamento no sistema deve ser parcelado, conforme costumam lançar e a emissão do(s) recibo(s) deverá ser feita de forma manual.

Recibo sem CPF ou com CPF inválido 

A informação do CPF é obrigatória no livro caixa, exceto nos casos de pacientes estrangeiros que não possuem CPF.
Os recibos escriturados sem o CPF não entram no cálculo do abatimento das despesas dedutíveis, podendo assim ocasionar uma diferença no valor do imposto a pagar além de aumentar o risco de malha fina.

Aluguel Mensalmente

Receita

– Contrato de aluguel no CPF;
– Emissão de recibo mensal;

Despesa

– Contrato de aluguel no CPF;
– Comprovante legal (recibo) e comprovante de pagamento (abater 80% na PF, se formato híbrido);

*Para ambos os casos, se no aluguel estiver incluso IPTU, condomínio, água etc., os valores deverão ser informados separadamente.

Despesas Dedutíveis

As despesas são válidas se devidamente escrituradas no livro caixa e possuírem documentação idônea (NF ou recibo e o comprovante de pagamento, ambos no CPF), levando em consideração também a relação com a PF Profissional.

Para que tais despesas sejam dedutíveis, o documento fiscal deve conter a perfeita identificação do adquirente e das despesas realizadas, sendo que estas devem ser necessárias e indispensáveis à manutenção da fonte produtora dos rendimentos.

 – DEVOLUÇÃO AO PACIENTE
A devolução feita aos pacientes é considerada uma despesa dedutível, desde que tenha ocorrido a devida emissão e escrituração do recibo no livro caixa. Basta lançar no sistema/planilha a devolução e na descrição informar que houve a emissão do recibo.

– FOLHA DE PAGAMENTO
Só é considerado despesa dedutível as despesas com funcionários que estiverem devidamente contabilizadas na folha de pagamento da PF.
Comissão paga por fora, estagiário não lançado na folha, funcionário sem registro etc. NÃO são dedutíveis!

NF Apoio ADM

A despesa com serviço de apoio administrativo é dedutível no livro caixa.
Caso tenham uma empresa de apoio administrativo, assim que receberem a NF por e-mail, deverão realizar a transferência do valor para a conta da PJ (dentro do mês).

INSS – Previdencia Oficial

INSS – PREVIDENCIA OFICIAL

Quando ocorre recebimento pela pessoa física, existe a necessidade de recolher INSS pela pessoa física também.
Caso já contribua à previdência oficial por alguma outra forma (empresa por exemplo), precisamos que a informação seja enviada mensalmente para avaliarmos a necessidade de emissão da guia complementar.

Posso NÃO contribuir com Previdência Social?
Não. A contribuição previdenciária de pessoa física que recebe rendimento de trabalho é obrigatória. Ainda que a pessoa física opte por outros tipos de aposentadoria (poupança, previdência privada etc.).

Dentista Parceiro

Dentista terceiro pago pela PJ

• Emissão de RPA (Recibo de Prestador autônomo);
  • O Dentistas necessita do cadastro junto ao CRO + Prefeitura, (atribuição do dentista);
  • Envio para Constanzo incluir o dentista na folha de pagamento;
  • Será retido 11% de INSS e mais tabela do IRPF;
  • Benefícios: Caso a empresa seja tributada pelo simples, esse valor irá compor o fator r, auxiliando na manutenção do anexo III, que é a menor faixa de tributação.
  • No início do ano seguinte será emitido um informe de rendimento que deverá ser entrega para o dentista declarar em seu IRPF.
  • Caso a empresa não seja optante pelo simples irá encarecer 26% em seu INSS pago pela empresa.

Dentista terceiro pago pela PF

• Emissão de Recibo comum;
  • O Dentistas necessita do cadastro junto ao CRO + Prefeitura, (atribuição do dentista);
  • Envio para Constanzo incluir o dentista no Livro Caixa;
  • Não há retenção. O dentista terceiro precisa pagar 20% INSS e mais tabela do IRPF;
  • Benefícios: Redução no imposto do titular da Clínica que faz o Livro Caixa.

Outro ponto importante é referente ao risco de vínculo trabalhista!
Aconselhamos não ter dentistas autônomos trabalhando na clínica por mais de 2 vezes na semana!

Indicamos que o advogado da empresa lhe oriente para emissão e confecção de contrato. Esse contrato deve minimizar os riscos trabalhistas e satisfazer o Ministério do Trabalho em caso de uma fiscalização.

Imposto de Renda Pessoa Física (Declaração Anual)

Importante lembrar que o resultado líquido (lucro/prejuízo) do seu livro caixa compõe a sua renda mensal e essas informações terão reflexos no saldo de caixa/patrimônio da sua declaração do IRPF.

Rotina Diária do Cliente

• Realizar todos os lançamentos (contas a pagar e recibos), bem como as baixas, no sistema financeiro, com a devida separação da PJ e PF;
• Realizar a conciliação bancária diária, refletindo a movimentação financeira no sistema (o extrato bancário e o relatório de recebimentos da maquininha de cartão têm que estar de acordo com as informações do sistema);
• Manter arquivo “virtual” (PDF) das notas fiscais e recibos de compras e serviços, mantendo a separação da PJ e PF nas pastas dos meses e anos respectivos, assim como os comprovantes de pagamento (kit comprovação);

Risco de Malha Fina mensalmente

1. Omissão de receita;
2. Falta de CPF; 
3. O não recolhimento do DARF do Carnê-leão atualizado com juros/multa;
4. Lançamento de recibos retroativos;
5. Excesso de despesas.

Calendário Gestão de Pessoa Física – GPF

*Dia 5 | receitas e despesas; extrato bancário mensal da conta PF Profissional; relatório mensal recebimentos no cartão